Bạn gửi một đường liên kết qua Zalo hoặc email, nhưng người nhận mở ra thì Google Drive yêu cầu quyền truy cập. Trong khi đó, bạn vẫn xem được tệp trên máy mình. Trước khi gửi lại link nhiều lần, hãy kiểm tra hai thứ: tài khoản người nhận đang dùng và quyền đã cấp cho tài khoản đó.
Đường liên kết giống như địa chỉ của một căn phòng. Biết địa chỉ chưa có nghĩa là có quyền vào phòng. Với tệp được giới hạn người xem, Drive còn kiểm tra tài khoản mở tệp có được cấp quyền hay không.
Hướng dẫn dưới đây tập trung vào tệp chia sẻ thông thường, như tài liệu, bảng tính hoặc PDF, trên trình duyệt máy tính. Giao diện điện thoại có thể khác. Nếu thông báo nói tệp không tồn tại hoặc đã vượt hạn mức tải xuống, cần kiểm tra theo lỗi đó thay vì chỉ sửa quyền chia sẻ.
Nhìn tình huống để biết nên kiểm tra bên nào
| Tình huống | Khả năng cần kiểm tra | Bắt đầu từ đâu? |
|---|---|---|
| Người gửi mở được, người nhận bị chặn | Mới gửi địa chỉ tệp, chưa cấp quyền cho người nhận | Người gửi kiểm tra danh sách được chia sẻ |
| Cùng một người mở được trên máy tính nhưng không được trên điện thoại | Hai thiết bị đang dùng hai tài khoản khác nhau | So sánh email trên từng thiết bị |
| Đã thêm email nhưng người nhận vẫn bị chặn | Email được cấp quyền khác email đang mở tệp | Đối chiếu đầy đủ hai địa chỉ |
| Người trong công ty mở được, người ngoài không mở được | Chính sách chia sẻ của tổ chức | Hỏi chủ sở hữu hoặc quản trị viên |
Bảng này giúp chọn bước kiểm tra, chưa đủ để kết luận nguyên nhân. Chẳng hạn, việc người gửi xem được tài liệu chỉ xác nhận quyền của người gửi; nó chưa kiểm tra được trải nghiệm của người nhận.
1. Người nhận đang mở bằng đúng tài khoản chưa?
Nếu trình duyệt đăng nhập cả tài khoản cá nhân và tài khoản công việc, đường liên kết có thể được mở bằng tài khoản không được chia sẻ.
- Trên trang Google đang mở, chọn ảnh đại diện ở góc trên bên phải.
- Xem địa chỉ email và so sánh với địa chỉ người gửi đã cấp quyền.
- Nếu khác nhau, chuyển sang tài khoản phù hợp rồi mở lại đúng link.
Hãy kiểm tra địa chỉ email đầy đủ, không chỉ tên hiển thị. Hai tài khoản có thể dùng cùng tên và ảnh đại diện. Google có hướng dẫn riêng về chuyển đổi giữa nhiều tài khoản.
Ví dụ: người gửi cấp quyền cho email công việc, còn điện thoại mở link bằng Gmail cá nhân. Nếu chuyển sang email công việc và mở được ngay, bạn đã xác định được nguyên nhân mà chưa cần mở rộng quyền chia sẻ.
Cách xác nhận: mở lại liên kết từ tin nhắn bằng tài khoản vừa chọn. Nếu vẫn bị chặn, gửi cho chủ sở hữu địa chỉ email bạn muốn dùng. Không cần gửi mật khẩu hoặc mã xác minh.
2. Người gửi đã thêm đúng email vào tệp chưa?
Phần này dành cho chủ sở hữu hoặc người có quyền quản lý chia sẻ. Nếu bạn chỉ được xem tệp do người khác gửi, hãy nhờ chủ sở hữu cấp quyền cho người nhận tiếp theo.
Trên Google Drive ở máy tính:
- Chọn đúng tệp cần gửi và mở Chia sẻ.
- Thêm địa chỉ email người nhận thực sự sử dụng.
- Chọn Người xem nếu họ chỉ cần đọc. Chỉ cấp quyền sửa khi công việc yêu cầu.
- Hoàn tất bằng nút Gửi hoặc Chia sẻ, tùy giao diện.
Sau đó, mở lại hộp chia sẻ để kiểm tra email và vai trò vừa lưu. Nhờ người nhận mở đúng tệp và xác nhận họ nhìn thấy nội dung cần đọc. Google mô tả các bước này trong hướng dẫn chia sẻ tệp cho người cụ thể.
Nếu người nhận dùng nút yêu cầu truy cập, yêu cầu được gửi cho chủ sở hữu xử lý; việc bấm nút không tự cấp quyền ngay. Khi đã được duyệt mà vẫn không mở được, hãy kiểm tra lại tài khoản dùng để gửi yêu cầu.
3. Có cần đổi sang chế độ ai có link cũng xem được không?
Với hồ sơ gửi riêng cho một khách hàng hoặc đồng nghiệp, chia sẻ theo email thường phù hợp hơn. Với tài liệu được phép phát rộng, bạn có thể cân nhắc chế độ truy cập bằng liên kết.
Trong hộp Chia sẻ, tìm Quyền truy cập chung, chọn Bất kỳ ai có đường liên kết, đặt vai trò chỉ xem rồi nhấn Xong. Tên mục có thể khác nếu giao diện dùng ngôn ngữ khác. Xem tài liệu chính thức về chia sẻ trên Drive.
Chế độ này mở rộng đối tượng đọc: người nhận có thể chuyển tiếp link và người khác có link cũng có thể mở tệp. Hãy cân nhắc nội dung trước khi dùng cho bảng lương, giấy tờ cá nhân hoặc tài liệu nội bộ.
Kiểm tra đúng cách: nếu mục tiêu là cho phép người có link đọc mà không đăng nhập, mở link trong cửa sổ ẩn danh chưa đăng nhập. Nếu mục tiêu là chỉ chia sẻ cho một email, bị chặn trong cửa sổ đó là điều có thể dự kiến. Khi ấy, cần thử bằng chính tài khoản được cấp quyền.
4. Nếu tài khoản công ty vẫn không chia sẻ ra ngoài được thì sao?
Tổ chức có thể giới hạn chia sẻ với người ngoài hoặc chỉ cho phép một số tên miền. Trong bộ nhớ dùng chung, các hạn chế còn có thể được áp dụng ở cấp bộ nhớ dùng chung. Vì vậy, thay đổi tại một tệp chưa chắc giải quyết được vấn đề.
Nếu hộp chia sẻ báo hạn chế của tổ chức, hãy gửi cho quản trị viên: link tệp, email người nhận và nội dung thông báo. Nếu chụp màn hình, chỉ giữ phần thông báo cần thiết. Không tự chuyển tài liệu công ty sang tài khoản cá nhân để tránh giới hạn.
Sau khi được hỗ trợ, nhờ đúng người nhận thử lại. Có thể tham khảo hướng dẫn xử lý sự cố bộ nhớ dùng chung của Google.
Nếu đã mở quyền quá rộng, thu hẹp lại thế nào?
Mở lại hộp chia sẻ và đổi quyền truy cập chung về Hạn chế. Kiểm tra tiếp những người đang được cấp quyền trực tiếp; thay đổi chế độ truy cập bằng link không tự xóa mọi quyền đã cấp riêng.
Nếu cần bỏ quyền của một người, chọn tùy chọn xóa quyền bên cạnh tên họ rồi lưu. Với tệp nằm trong thư mục dùng chung, Drive có thể yêu cầu quản lý quyền tại thư mục mẹ. Hãy đọc phạm vi thay đổi trước khi xác nhận để tránh ảnh hưởng đến các tệp khác.
Sau đó, thử lại bằng tài khoản cần giữ quyền và kiểm tra tài khoản cần gỡ quyền. Việc thu hồi quyền không thu hồi được bản sao mà người nhận đã tải về trước đó. Google giải thích thêm trong hướng dẫn dừng hoặc thay đổi chia sẻ.
Câu hỏi thường gặp
Có phải tạo link mới mỗi khi thêm một người không?
Thông thường không. Với cùng một tệp, bạn có thể cập nhật quyền rồi gửi lại link hiện có. Tuy nhiên, nếu đang dùng bản sao của tài liệu, hãy kiểm tra bạn đã gửi link của đúng bản.
Người nhận xem được nhưng không sửa được có phải lỗi không?
Không nhất thiết. Quyền đọc và quyền sửa là hai mức khác nhau. Chỉ đổi vai trò khi người nhận thực sự cần chỉnh sửa; việc đọc được tài liệu đã đáp ứng mục đích nếu bạn chỉ gửi để họ xem.
Đổi trình duyệt có giúp xác định lỗi không?
Có thể dùng để so sánh, nhưng phải giữ nguyên link và tài khoản. Nếu trình duyệt khác đăng nhập email khác, kết quả chưa cho biết trình duyệt nào có vấn đề. Hãy kiểm tra quyền và tài khoản trước khi xóa dữ liệu trình duyệt.
Khi nào có thể kết thúc kiểm tra?
Bạn có thể kết thúc khi đúng người nhận mở được đúng tệp, với mức quyền phù hợp. Nếu một thiết bị đã mở được còn thiết bị khác vẫn bị chặn, hãy đối chiếu tài khoản và link giữa hai thiết bị trước khi tiếp tục thay đổi quyền của tệp.